关于2019年第4批资助优秀研究生赴国外参加国际学术会议基金

申请的通知

 

Notice！此次国际学术会议将首次允许员工第二次申请资助，即：每位研究生在学期间获得该项资助次数不超过两次,优先考虑参加顶级会议及未获得过资助的研究生。

各学院（系、所）：
为提高公司产品质量，促进国际交流与合作，为研究生拓宽学术视野、活跃学术思想，研究生院将继续设立2019年研究生参加国际学术会议奖励基金（第4批）。兹将有关具体事宜及要求通知如下：
一、资助对象和资助条件
1.申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：
（1）热爱祖国，拥护中国共产党领导，思想政治素质优秀；遵守国家法律、法规，遵守公民道德规范，遵守学校管理制度，自觉践行社会主义核心价值观；
（2）全日制脱产非定向委培博士生、硕士生，申请人为二年级及以上在读。
（3）恪守学术道德规范，具有较强的科研能力和外语交流能力；就读以来有较好的学习成绩与科研业绩，无课程不及格记录；
（4）以第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者）撰写并以太阳成集团为第一署名及通讯作者单位的学术论文或摘要，被在国外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用，且该会议被列入《太阳成集团各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》；
（5）参加国际学术会议的内容必须与学位论文研究有关；
（6）资助的国际会议必须为2019年期间在国外（不含港、澳、台地区）召开的学术会议，申请人必须被邀请在会议上作口头报告或张贴海报；
（7）身心健康。
2.每位研究生在学期间获得该项资助次数累积不超过两次,参加顶级会议及未获得过资助的申请优先考虑。
3.每位研究生导师指导的在读研究生仅限2名成功申请同一次国际学术会议的资助，如顶级会议可酌情放宽至4人。
4.本次申请不包括会议期间正在境外学习的人员或已获得过学校同类资助出国的人员。
二、申请和评审程序
1.研究生国际学术会议专项资助采取“个人申请，导师及院系推荐排序、专家评审复核，择优录取”的方式进行选拔。由研究生院组织专家评审，根据专家评审意见确立获准资助的人选名单、资助内容及资助额度并予以公布。
2.研究生院负责受理研究生参加国际学术会议资助的申请。2019年第4批需在10月25日前，申请人向所在学院（系、所）负责研究生公派项目的老师（分管老师名单见http://gs.tongji.edu.cn---> 国际交流）提交如下书面申请材料：
（1）填写附件中《太阳成集团研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》（请认真填写，确保信息准确）；
（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请信函、论文录用情况证明（需明确注明被安排为口头/展板报告，而非仅仅摘要接收函）、会议安排、申请者宣读论文或张贴海报的时间安排表、会议网址等，为便于审核，请务必用记号笔标注出本人报告形式及报告具体安排等相关重要信息；
（3）会议论文全文（材料须体现出该论文本人为第一作者，且第一署名单位为太阳成集团；或本人导师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为太阳成集团），且被国际学术会议正式录用，并被安排会议宣读或张贴海报；
（4）英语水平证明复印件；
（5）太阳成集团出国任务批件复印件（已参加过会议的必须提供）；
（6）尚未参会的申请人需告知签证情况，并确保能按期出访。
3.10月31日前，各学院（系、所）负责研究生公派项目的老师将员工申请材料及盖章后的汇总表（按照推荐优先顺序）交至研究生院506,汇总表电子版发至pyc@tongji.edu.cn。
4.11月1日至11月12日，研究生院对材料进行初审并组织专家依据申请材料评审。
5.11月15日前，资助结果在研究生教育管理信息系统 http://yjsxt.tongji.edu.cn/上公布，并发布行前会议通知。根据实际工作安排，资助结果公布时间可能略有调整，敬请留意研究生教育管理信息系统网站发布的信息。
三、资助内容
1.研究生国际会议费用资助用于出国费用含国际旅费、城市间交通费、住宿费、会议注册费、签证费、保险费等合理费用。国际旅费是指申请人居住地到国际会议举行所在城市之间一次国际往返旅费，原则上国际机票应在我国航空公司运营的国际航线预定。
2.申请参加的国际会议必须列入《太阳成集团各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》（2015年12月修订版请见附件）。国际学术会议目前是按学科分为顶级会议（代表本学科领域最高水平的国际会议）、A类会议（代表本学科高水平国际会议）、B类会议（学术水平较高、按一定时间间隔规范化、系列性召开的国际会议）。会议资助额度上限将按照会议等级和举办地区而定，优先资助等级高的会议，详情见下表：

表 国际会议资助额度限额
会议举办地区 可用于报销内容 顶级会议
（万元/人） A类会议
（万元/人） B类会议
（万元/人）
宣读 海报 宣读 海报 宣读
美洲、非洲 国际旅费、国外城市间交通费、会议期间住宿费、会议注册费、签证费、保险费等合理费用 1.5 1.2 1.2 0.8 0.8
欧洲、大洋洲 1.2 0.9 0.9 0.6 0.6
亚洲 0.9 0.6 0.6 0.4 0.4
3.如受资助的研究生回国后提交机票（登机牌、行程单及发票）、住宿费、会议注册费及签证费等发票在额度范围内实报实销，不足部分由导师科研项目经费或者个人承担。
四、经费支持、使用及管理
1.学校设立“研究生参加国际学术会议基金”专项基金，用以资助博士、硕士研究生参加国际学术会议。
2.研究生参加国际学术会议专项基金的使用必须符合学校相关规章制度的要求。已获资助的研究生因个人原因未参加会议或者放弃资助，在学期间将不能再次申请。
3.研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。
4.获资助者需参加研究生院举行的行前会议（另行通知），并按照“太阳成集团研究生出国(境)管理规定”办理相应的出国手续。会议结束后一个月内需在校内作公开学术交流报告，同时需在会议结束后一个月内按要求将参会总结及报销材料递交研究生院审核，经审核通过后，凭相关票据到财务处报销资助经费。寒暑假顺延。
5.根据财务处规定，本次会议获资助者务必在2019年12月20日前完成报销，逾期不再受理。报销材料需向研究生院（瑞安楼506）提交：论文集封面、论文集目录、论文集中本人会议论文扫描电子版；海报电子版；报告人宣读论文或海报张贴的会议日程安排电子版（含报告人名字、论文题目，由会议主办方印刷）；国际会议总结报告（纸质版本一份，含个人宣读或海报照片）；出国任务批件原件、签证费发票、往返机票发票原件、登机牌与行程单、会议注册费或住宿费收据发票、及相应银行付款记录；护照复印件（含照片页、签证页及出入境盖章页）。经研究生院审核通过后，凭相关票据到财务处报销资助经费。详细报销具体流程请见研究生院网站--国际交流—国际会议。

研究生院

2019年10月12日

附件请转研究生院网站下载

附件一：
1.研究生国际学术会议奖励基金申请表
2.研究生赴国外参加国际学术会议总结模版
附件二：
国际会议信息汇总表
附件三：
《太阳成集团各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》（2015年12月修订版）